男性医療事務員の戯言

医療事務でメシ食ってます。愛妻家です。

医事課の残業時間を30%減少させた「勤務表」「シフト表」の作成方法はこんな感じ(前編)

ブログのコメントで、同じ男性医療事務員の人からシフト表の作成方法について質問がありました。

なので今日は医事課の残業時間を30%減少させたシフト表の作成方法についてです。

【6月に書いた関連記事】

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まず結論。大事なのは考える事。それだけ。

もうこれしかないんですよ。自分が働いている職場のちょっと未来を考えていく。どんなチームにしたいのか。どんな風に動いたら良いのか。それをシミレーションするんです。

言い換えればゲームみたいなもんです。自分が作成したシフト表で業務がうまく回るか考える。交代がうまくいかなかったり、新人の成長具合を想像しても期待通り成長しなくて受付がパニックになったりします。そんな時は自分の負けです。逆にうまくいったときは勝ちです。ゲームクリア。

最初からいきなり上手くいくわけなないんですよ。大事なのは現状に満足することなく改善し続ける事。考え続ける事。それだけ。

前任から引継なく回ってきた「勤務表」と「シフト表」作成業務

昨年の人事考課時にちょっと偉そうに文句言ったら「お前がやれ」と言うことになって、「勤務表」と「シフト表」を作成することになりました。

【関連記事:新担当業務を任されることになりました。それはシフト表と勤務表作成。

12月から「勤務表」と「シフト表」を作成開始しましたので、現在の経験値は9カ月ちょっとです。30%減少した6月以降の正式な数字は知りませんが、残業時間は継続して少ないと感じています。

レセプト期間も夜7時には誰もいなくなります。

最初は適当に作成しました。注意したのは早めに作成する事だけ。

何もわからなかったので、最初は適当に作りました。前任者の問題点

  • 作成が遅い(当日の朝になってもシフト表が完成していない)
  • バランスが悪い(人によって仕事量に差がありすぎる)

だけはクリアしようとしました。

どんなに遅くとも2週間分は作成するようにしました。そうする事で各自のスケジュール調整が容易になり無駄な残業が減ります。前任者の方法だと、当日に何を行うかわからない。もちろん明日もわからない。なので目の前の仕事は残業して終わらせよう。と、なります。

早めに作成する。割振りを均一化。

上記にも書いた通り、手探りでも早めに作成をした次は割振りの均一化です。

これも前任者の問題点で、一日中受付の人がいる中で、午後はフリーになっている人がいたりしてました。

「なんで、あたしは1日受付に立っているのにあんたは午後フリーなのよ。」

みたいな、会話がよく聞こえてました。過度な業務量の差は不平不満を生みますので良いことありません。なので、1日を5分割にして各自の業務割振りを均一化することにしました。そして数値で「みんな同じくらい受付に立っているよ」とわかるようにして不平不満を減らすようにしました。

1日8時間勤務ならこんな感じに5分割

  1. 午前A 8時~10時
  2. 午前B 10時~12時
  3. 昼休み 12時~13時
  4. 午後A 13時~15時
  5. 午後B 15時~17時

出勤人員から必要人員を差し引くと一人当たり6時間くらいで業務が回せる事がわかりました。なので1人当たり2時間程度は自分の時間が持てる計算になります。

とりあえず本日のまとめ

長くなりましたので続きはまた明日書きます。

本日のまとめ

  • 勤務表は早めに早めに作成すると各自がスケジュール調整できる
  • 不平不満が生まれないように「みんな同じだよ」とわかる仕組みを作る

以上です。


後編はこちらです。

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