男性医療事務員の戯言

医療事務でメシ食ってます。愛妻家です。

医事課の残業時間を30%減少させた「勤務表」「シフト表」の作成方法はこんな感じ(後編)

今回は前編「医事課の残業時間を30%減少させた「勤務表」「シフト表」の作成方法はこんな感じ(前編)」の続きです。前編を読んでいない人は前編からどうぞ。 

 

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早く「勤務表」「シフト表」を作成することで残業させない仕組みを作る

早速後編をスタートさせます。

自分が「勤務表」「シフト表」作成するといっても全員の業務量を把握しているわけではありません。各自で繁忙期には差があります。月末に忙しい人もいれば、15日ごろが忙しい人もいます。

なので、早めに作成することで各自で調整してもらうようにしています。「あたし来週忙しいから今週4時間代わりに受付に立つよ。だから来週4時間フリーの時間を多くして。」みたいなことをしています。

そうすることで、残業させない仕組みを作っています。また、業務配分を考える癖をつけるように教育しています。年齢に関係なくスケジュールの調整ができない人っています。

2週間も前から「勤務表」「シフト表」が作成してあるのに、当日になって「忙しい」とかいう人、必ずいます。そうゆう人は否応なしに「仕事ができない人」です。担当業務も減るし給料も減ります。

シフト表の不都合がある場所を減らす。

次です。

各病院で、「計算業務から会計業務は交代に時間がかかる」とか「カルテから2人同時に受付になると事務所の電話番が一時的に不足する」とか「会計を2人同時に交代させると患者さんを待たせる」とか、いろいろありますよね。

細かな問題点まで含めて一つ一つ消し込んでいきました。中にはAと言う問題点を解決したらBと言う問題点が発生した。なんてことも良くあります。そんな時はどちらが良いのか考える。もしくは他の解決策を考えるです。

改善を繰り返す事で、スマートなシフト表が日々完成していきます。そうすることである程度のパターンが出来上がってきます。朝は受付1だったから次はカルテ。午後は会計。のような感じです。

野球で言う必勝パターンのようなものです。7回で勝ち越したら8回は中継ぎ9回は抑え。みんな理解しています。パターンが出来ると体も覚えるのでラクになります

もう一つパターンが出来ることで良いことがあります。それは、自分がシフト表を作成しなくてもOKになってくると言う事です。ルールが決まっているので誰が作ってもある程度同じものが作成されます。

徹底的に残業の可能性を排除する(番外編)

最後は番外編になります。シフト表とは関係ないのですが、残業を減らすための方法です。

2週間分の「勤務表」と「シフト表」が作成してあり、「みんな同じ」だけ受付に立つようにしたら、人の能力の差が出てきます。定例業務以外の仕事をフリーの時間に行うのですが、そこで残業する人(チーム)と残業しない人(チーム)が出てきます。

もちろん各自で持っている業務量に差がありますので完全に均一化するのは難しいかもしれません。でもね、中には「生活残業」している人もいますので、そんな人を洗い出すには良い方法です。

「Aさんは先月30時間残業しているけどどうしたら15時間になる?」と聞いて「○○と□□と△△に時間がかかるんです」となったら「○○はBさんに振りますので様子見ましょう」みたいな事を毎月行います。

翌月「Aさんは□□と△△の業務になりましたが残業が25時間でした。あまり減ってません。」と問うと「△△が大変だ」となるので「△△はCさんに振ります」

翌々月、Aさんは□□の業務になりましたが残業が23時間でした。評価Cですね。

逆のパターンでたくさん業務を振っても残業しない人もいます。生産性の圧倒的な違いです。評価Aは当然です。ある程度の数字で高止まりしている人もいますけど。

最後にまとめ

ここまで、いろいろ書きましたが大事なのはちゃんと考えることです。その日その日のシミレーションをしっかりと行う事。それ以外はありません。職場には「10の力を持つ人」と「5の人」「2の人」いろんな人がいます。それのパズルのように組み立てるのです。

まだまだ改良中です。もう少し良いものができそうな気がしてます。

  1. 不平不満が生まれないように「みんな同じだよ」とわかる仕組みを作る。数値化する。
  2. 「勤務表」「シフト表」は早め作成し各自がスケジュール調整できるようにする。そして、時間配分に臨機応変に対応する。
  3. シフト表の不都合や問題点洗い出す。そして毎月改善していく。
  4. 気まぐれや自分の頭で作成しない。パターンやルールを作成することで、作成時間の大幅な短縮と他の人が作成できるようになる。
  5. 個人の担当業務を整理する。無理な人に無理をさせない(番外編)

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