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男性医療事務員の戯言

医療事務でメシ食ってます。愛妻家です。

紙カルテが紛失?全員集合!カルテ大捜索。整理整頓が大事ですね。

僕が働いている病院はまだ紙カルテを使っています。

今日は1人の小さなミスが、大きなことになり、結果として全員に迷惑がかかった話です。「忙しかった」とか「うっかりしてた」などの言い訳は通用しません。

 



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紙カルテを外来診察室まで運ぶ流れ。

僕が働いている病院は毎日500名前後の外来患者さんが来院しています。なので、500冊の紙カルテを取り出しては外来診察室に運びます。

もちろん、診療終了後には回収して所定の場所に戻す作業もあります。

カルテを運搬したり出し入れする作業と、カルテラックのスペース代&保管維持費を考えると電子カルテを導入しない理由が見当たりませんが、この話は長くなるのでまたの機会に書きます。

    紙カルテの移動方法
  1. 患者さんが自動再来機で受付をする。
  2. 医事課のプリンターに情報が飛び基本表をが出力される。
  3. 基本表の情報を元にカルテ庫からカルテを取り出す。
  4. 日付印を押して外来診察室へ運ぶ。
  5. 診察後回収してカルテ庫へ収納する。

かなりざっくり書きましたが要は「所定の場所からカルテを出して、運んで、回収して、所定の位置に戻す」という事です。

基本的にカルテは所定の場所に保管されているので、対象のカルテを出すのに時間はかかりません。

通常、プリンターにて受付票が出力されてカルテを出して外来の診察室まで運ぶ時間は2分程度です。

カルテ行方不明になった時は大捜索です。全員集合。

所定の場所にカルテが見つからない時は全員で大捜索が開始されます。紙カルテはいろいろな理由で所定の場所から移動していることがあります。

    良くある所定の場所に無い時の保管場所
  • 書類作成のために医局(Drの机)に移動している
  • 入院・手術のデータ確認のため医局(Drの机)に移動している
  • 訪問診療のため持ち出している
  • 提携施設の往診日のため移動している
  • レセプト点検のため医事課担当者の机にある

上記の理由の時は移動伝票を書いていますので探すことはありません。しかし、カルテが見つからないことがあります。そんな時は大変です。全員で大捜索がはじまります(T_T)

本日のまとめ。ひとつひとつ丁寧にやっていくしかありません

カルテが行方不明の時は可能性がありそうな場所を虱潰しに探しに行きます。 医事課スタッフ全員で大捜索をすると30分ほどで発見できる事が多いです。

    よくある理由としては
  • 移動先からさらに移動していたとか
  • 移動伝票に記載がなかったとか
  • カルテ庫の全然違うところに収納していた

様々な理由がありますが、それそれのちょっとした注意で防げることばかりです。どんな時も集中して仕事に臨めれば良いんですけどね。

ダブルチェックやカルテ庫の整理整頓(見える化)してますが、まだまだ足りないみたいです。今後はより良い方法を模索して行きたいです。※結果カルテは40分ほど探してありました。

 

www.office-iryoujimu.com

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