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男性医療事務員の戯言

医療事務でメシ食ってます。愛妻家です。

議事録の完成度って仕事の生産性と比例しますね。

新人教育論

議事録の作成をお願いして完成度の高い議事録を作成する人は仕事の生産性も高く仕事が出来る人です。逆に何を言いたいのかわからないチンプンカンプンな議事録を持ってくる人もいます。こんな人は決まって仕事も出来ない人です。

今日はそんなインプット→アウトプットについてです。

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勉強が出来る人が仕事が出来る訳ではない。

議事録や報告書など仕事をしているとたくさんの書類を書かなくてはいけませんよね。自分は書類を書くのが嫌いです。なるべく書きたくないので直接話す時間を多くとるようにしています。

普段からコミュニケーションを取っていれば意思疎通もスムーズ進みますし、信頼関係も生まれるので書類を書く確率が減ります。結果的に仕事が早く進むことになります。

報告に行く度に「報告書にまとめて」って上司に言われている人を見ると「仕事の進め方が悪いんだよぁ」って思う自分がいます。

伝えたい事が書いてあればそれでいい。

書類の中を確認すると、言いたい事が簡潔に書いてある書類は読んでもいいですね。上司なんて決定権を持っているだけなんですから、「うん。いいよ。」「これで進めて」の言葉を引き出せばいいんです。

もちろんプロジェクトや出来事の大きさによっても違いますが基本はこれです。

逆に読みたくない書類は

  1. 無駄に長い
  2. 大事なポイントがわからない
  3. デメリットが多い

こんな感じです。

無駄に長い

長い書類はそれだけで読む気が失せます。会議の場所とか時間とかメンバーとかそんなもん不要です。会社のフォーマットって無駄が多すぎますよ。僕は入職して間もなくフォーマットを全て変更しました。

書類書くための残業なんて無駄なことは絶対にやめた方がいい。

大事なポイントがわからない

まぁ、長いから大事なポイントがわからなくなります。本当に言いたい(確認してほしい)部分・決定してほしい部分だけを書けばいいです。

デメリットが多い

全部を伝えようとしている人は自分で責任を取りたくない人なんですよね。プロジェクトを進めていくと、綺麗事ではどうしてもいかない部分ってあります。

責任感の無い人って

  • A案のメリットは…。デメリットは…
  • B案のメリットは…。デメリットは…

なので、どちらか決めてください。

みたいな感じになっています。

上司から言わせれば「しらねーよ」って感じですからね。そんなんで判断のしようがありません。

僕に任せてください。

この自信たっぷりな書類はOKしやすいです。もちろん普段から実力を伝えていく事は必須ですけど、上司だって実力以上の案件を依頼したりしません。

A案のメリットは…です。なのでA案で進めたいと思います。

これで十分です。

自信をもって書類を書いて決裁をもらったら後はやるだけ。どんなことがあっても自分の責任で成功させましょう。