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男性医療事務員の戯言

医療事務でメシ食ってます。愛妻家です。

入院費の請求書作成業務の改善提案を考えています。

入院費の請求業務はレセプト業務と並んで医事課の収益に関する大事な仕事です。入院費は大きな金額になりますのでしっかり請求して未収を防がなくてはいけません。

未収はイヤですよね…。後処理が大変になりますからね。そんな入院費の請求書作成業務って意外と大変です。入院担当者の作業負担になっていましたので今日は改善した話です。

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入院費の請求書作成業務にどのくらいの時間を使っている?

僕の働いている病院では月2回の請求を行っています。病院によっては1回のところもあるでしょう。退院していく人は退院時に請求書を作成するのはしかたありません。

今日は継続して入院している患者さんの「定時請求業務」について改善をしました。

月2回の請求って必要なの?

そもそも月2回の請求をしているので大変なんですよね。入院担当は請求書を作成するために時間が必要ですし、入院窓口では請求書の入金処理や問い合わせに対応する時間が必要です。そして会計担当者は入金処理と未収処理があります。医療事務員に関して言えば月2回の請求を行うメリットはあまりありませんでした。

患者さんからしても月2回の請求よりは月1回のほうがいいにきまっています。高額療養費(限度額適用認定証)の計算だって理解しやすいです。

では、なんで月2回の請求にしているんでしょうか?

病院からすれば月2回の入金がある事は良いことだ。

もうこれにつきます。

病院からすれば月2回の入金があるのは良いことです。200床近い患者さんが5万円~20万円くらいの支払い(入金)をするのでキャッシュフローは安定します。

クレジットカードで支払う人もいますが高齢者の患者さんが多いので8割は現金での支払いになります。少なく見積もっても5万円×200患者=1000万円ですからね。

月2回も安定的に1000万円の現金収入は、僕が働いているくらいの地域の中規模病院なら大事な金額になります。

最初は月1回の請求にしてほしいって言ったけどダメでした。なので請求業務の簡素化とシステム化を実施。

病院の経営陣は月1回の請求は認めてくれませんでした。

事務員の負担軽減&患者満足度の向上を訴えましたがダメでした。こればっかりは仕方ありませんね。上層部の判断は尊重しないといけません。それが嫌なら自分でやるしかありません。

なので、出来る範囲で改善して行くしかありません。そこで考えたのは請求業務の簡素化とシステム化です。

請求書が作成にかかる業務短縮(案)

請求書自体は医事会計システムから自動出力されるのでそこまでの負担じゃありません。

それ以外に患者さんに封筒を作成して請求書とは別の案内文と一緒に入れる作業だったり手書きの別紙が必要だったりに多くの時間を要していました。なので封筒に自動で印字することと請求書以外の別紙を自動で出力すればOKってことになります。

封筒に関して言えばワードの差し込み機能を使えば解決です。医事会計システムからデータをエクスポートてワードにインポートするだけです。パソコンに詳しくない人でもできるでしょう。僕でもできました。

別紙は少し難しかったです。医事会計システムから必要な情報を出力してそのデータを別紙のフォーマットに入れ込むのです。難しかったんでIT担当に依頼しました。システムエンジニアはさすがです。僕の無茶な要求にも答えてくれましたw

本日のまとめ

だいたいの概要は完成したので実際の業務フローに当て込む作業をしてチェックします。

これが完成したら入院担当の入院費の請求書作成業務が大幅に短縮されます。4月の請求分で実験してみます。入院担当の業務量削減につながればいいですねぇ。